Las cartas de presentación son muy útiles para forjar contactos en Polonia, donde aún se estilan este tipo de formalismos. Se debe pedir cita para solicitar una reunión. Las presentaciones deben prepararse concienzudamente y como mínimo, se debe traducir al polaco el sumario ejecutivo. Las decisiones se suelen tomar de forma multilateral, lo que supone que a menudo las negociaciones se prolonguen ya que los acuerdos no se cierran hasta que todas las partes hayan firmado.

Hasta que no se afiance una relación de confianza, es costumbre dirigirse al interlocutor por su título o apellido. El saludo habitual es un apretón de manos y las tarjetas de negocios (preferiblemente traducidas) se deben intercambiar con todos los reunidos. Para dar una buena impresión se aconseja vestir de forma conservadora, por ejemplo con un traje de chaqueta.

A pesar de que la jornada laboral comienza temprano, no es habitual concertar reuniones a la hora del desayuno. Como norma general, la persona que invita paga la cuenta. Es importante saber que en Polonia, si se regala un ramo de flores, el número de éstas debe ser impar.

Las oficinas estatales abren de 08.30 a 16.30. Tradicionalmente, las oficinas de los sectores principales abren de 07.00 a 15.00, aunque muchas han adoptado un horario occidental (08.30 a 17.00). Algunos negocios abren los sábados por la mañana.